Образец описи приема передачи документов

Когда может понадобится Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи: Между 2 частными гражданами. Между 2 юридическими лицами например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения. Между физическим и юридическим лицом.

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия. При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, — оригинал или копия заверенная или не заверенная. Составляется документ в 2 экземплярах — один остается у отправителя, а другой передается адресату.

Опись передачи документов образец

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия. При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, — оригинал или копия заверенная или не заверенная.

Составляется документ в 2 экземплярах — один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов — то есть общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой. Вариант составления в специализированной программе показан на видео: Основные разновидности В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп: Внутренние — для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании. Описи для передачи документов сторонним компаниям — эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например: Опись по аттестационному делу.

Опись документов первичной бухгалтерской отчетности. Личных дел сотрудников и многие другие. Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе.

Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив. Как правильно составить Опись дел — это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам.

Указываются следующие пункты: Порядковый номер документа — имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации. Индекс — в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс.

Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке.

Дата — здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.

Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.

Номера листов — обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации.

Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы. Примечания — необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами.

Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту или, наоборот, возвращен и т. Итоговая отметка — это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов оригиналы, заверенные и незаверенные копии. Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив.

При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица. В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет.

Опись дел постоянного хранения Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.

Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т. Пример приводится ниже.

Приводим пример, как оформить акт приёма-передачи документов. Также прилагаем бланк и заполненный образец акта, доступные для бесплатного. Опись передаваемых документов образец бланк Для этого необходимо еще и составить акт приема-передачи, в котором также будут подписи и.

В каких случаях применяется акт приема-передачи Ниже перечислены ситуации, в которых необходимо составление акта прием-передачи: передача пакета деловых бумаг от одного сотрудника другому; перемещение деловых бумаг внутри организации из одного подразделения в другое ; сдача документов на хранение в архив; передача деловых бумаг в случае смены организацией делового статуса. Следует отметить, что приведенный выше перечень не является исчерпывающим. Рассмотрим более детально особенности оформления передачи документации в каждом случае. Оформление архивного хранения Порядок передачи бумаг в архив регламентируются соответствующими правилами и нормативными актами. Во многих организациях имеется в наличии свой собственный архив и сотрудник, отвечающий за его работу. Этот же сотрудник осуществляет прием документов на хранение и подписывает акт приема-передачи. Справка Следует обратить внимание, что особенность подготовки деловых бумаг для передачи в архив зависит от срока их предполагаемого хранения. Так, обязательному прошиванию и нумерации подлежат дела со сроком хранения более 10 лет, а дела со сроком хранения менее 10 лет можно оставить в скоросшивателях. Оформление ликвидации, реорганизации или продажи фирмы Процедура оформления ликвидации и процедура оформления реорганизации или продажи несколько отличаются. В первом случае часть документов фирмы должна быть передана на хранение в муниципальный или государственный архив. Государственная система делопроизводства регламентируется своими собственными стандартами, соблюдение которых обязательно при оформлении ликвидации фирмы. В случае же оформления реорганизации или продажи предприятия необходимо создание двусторонней комиссии, в которую должны войти представители обеих компаний. В случае смены руководства или учредителя предприятия вся числящаяся за ним документация должна быть передана новым должностным лицам. Прежде всего, это учредительные документы компании и печать. Процедура приема и передачи проводится в присутствии специально созданной комиссии. В том случае, если новый руководитель фирмы уже назначен, то вся документация передается ему, если же нового руководителя пока нет, то ответственность за сохранность учредительных документов и печати возлагается на комиссию по приему и передаче.

Скачать пустой бланк акта приема-передачи документов. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере.

Ответить admin 23 09 Здравствуйте! Это не имеет значения.

Акт приёма-передачи документов

Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается. Другая часть документов должна храниться достаточно долго. В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов. Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить. В каких случаях производится передача документов Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто.

Опись передаваемых документов образец бланк

Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия. Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг. Образец описи передаваемых документов в другую организацию Образец акта передачи документов для налоговиков Передавая документов в проверяющие органы, опись необходимо заверить печатью организации-отправителя. Дополнительно к описи следует составить акт приема-передачи. Часто налоговики просят составлять описи по своим шаблонам, поэтому перед сдачей бумаг уточните этот момент у своей инспекции. Зачем нужно составлять опись документов для передачи другой организации Компании могут передавать друг другу документы по разным причинам. Среди частым можно выделить три: передача документов в архив по истечению срока хранения дела документа или при ликвидации предприятия; запрос проверяющих органов; передача бумаг контрагентам. Составление описи — не просто формальность делового документооборота. Основные его функции — систематизированный учет передаваемой информации и обеспечение сохранности документов. Это прямое подтверждение факта приема-передачи бумаг.

Скачать образец описи переданных документов Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, то есть сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

.

Опись и учет передачи документов

.

Акт приема-передачи документов

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру - подробное описание
Похожие публикации