Должности в службе документооборота

Главная - Статьи - Должности специалистов документооборот делопроизводство Должности специалистов документооборот делопроизводство Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Ответственность ВСпоДО несет ответственность: 4. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностной и численный состав службы делопроизводства Известно, что организация труда включает решение следующих задач: разработка организационной структуры; разграничение функций между структурными подразделениями и отдельными работниками; нормирование труда работников; регламентация численного и должностного состава работников; повышение квалификации; рациональная организация рабочих мест. В действующих нормативно-методических документах закреплены типовые структуры делопроизводственных служб, определены их функции, разработаны унифицированные требования к таким организационным документам, как положение о службе делопроизводства и должностная инструкция, которые являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации. Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были установлены Единой номенклатурой должностей служащих, разработанной в г. Госкомитетом по труду и социальным вопросам. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении зарплаты в различных отраслях народного хозяйства. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должности специалистов документооборот делопроизводство

Служба документационного обеспечения управления: критерии оценки деятельности Организация документооборота на предприятии Для организации устанавливаются следующие виды бланков: - общий бланк приложение 3 ; - бланк письма приложение 4 и 5 ; - бланк конкретного вида документа если их изготовляется более в год приложение 6.

Организации могут применять бланки должностных лиц приложение 7. Бланки структурных подразделений организации применяются только для тех из них, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются без бланка. Состав, правила оформления и порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов определяется государственным стандартом ГОСТ Р 6. Требования к оформлению документов". Оформление документов, не входящих в состав организационно-распорядительной документации осуществляется в соответствии с ведомственными или межведомственными положениями, инструкциями, указаниями и т. При подготовке и оформлении документов на компьютерных средствах рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.

Применение в деятельности организаций электронного безбумажного документирования электронных документов определяется ее техническими возможностями, требованиями органов государственной власти к формам представления им обязательной документированной информации, наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа, условиями использования электронных документов в правоприменительной практике.

Оформление стандартных реквизитов управленческих документов 2. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов приложение 8 используются положения ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативно-правовых актах. При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации товарного знака.

Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации. Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации". Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например: Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом Города от 1 февраля года N "О гербе и флаге города Москвы", другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается: органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения; окружными управлениями отделениями органов исполнительной власти города; районными управлениями органов исполнительной власти города; органами власти района - районной управой; представительствами органов исполнительной власти города; комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.

На бланках муниципальных образований городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории , в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб гербовая эмблема этого образования.

Герб гербовая эмблема муниципального образования размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования органов местного самоуправления устанавливаются Федеральным законом "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации" , уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба или эмблемы размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов устав, положение, постановление, приказ и др. Следует читать "N ". Эмблема организации товарный знак, знак обслуживания - утвержденное при регистрации символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации.

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами уставом, положением об организации.

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Коды организации - автора документа служат для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Код является элементом идентификации документа. Коды организации проставляются на бланках документов в составе справочных данных об организации. В бланках проставляется код организации по ОКПО Общероссийский классификатор предприятий и организаций , по ОКОГУ Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления , Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридического лица.

Коды организации проставляются преимущественно в бланках писем, в том числе, направляемых в налоговые органы или органы статистики, при электронной передаче документов. При необходимости коды организации могут быть проставлены и на иных управленческих документах. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа и одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется преимущественно при использовании в организации автоматизированных технологий документирования и документооборота, с также при использовании унифицированных форм документов, как входящих в состав Общероссийского классификатора управленческой документации ОКУД , так и прошедших унификацию внутри отрасли, объединения, предприятия и включенных в локальный классификатор с присвоением унифицированной форме соответствующего локального отраслевого кода.

В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Код формы проставляется на бланках используемых унифицированных форм. На бланках писем, распорядительных документов, справок, заявлений и т. Наименование организации - автора документа является обязательным реквизитом каждого документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Организация имеет полное и сокращенное наименование на русском языке. Наименование включается в состав бланка документа или печатается, если документ оформлен не на бланке. Организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный национальный язык субъекта Российской Федерации, могут печатать на бланках наименование организации - автора документа на русском языке или на двух языках - на государственном языке субъекта Российской Федерации и русском языке в соответствии с Федеральным законом от 24 июля года N ФЗ "О языках народов РСФСР" с изм.

Следует читать "Федеральным законом от Федерального закона от Организация может иметь кроме полного сокращенное название, если оно закреплено в учредительных документах и зарегистрировано. Сокращенное наименование помещается на бланке документа ниже его полного наименования. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке на одном уровне , если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги по форме бланка; если совместные документы издаются организацией систематически, возможно изготовление соответствующих совместных бланков.

Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые при информационных контактах и для определения в нужных случаях места составления документа. Наибольшее количество справочных реквизитов используется в письме, телеграмме, электронном письме. Для распорядительных документов, протоколов, актов и т.

Место издания на бланке не указывается, если оно включено в название организации - Саратовский государственный университет имени П. Справочные реквизиты располагаются на бланке документа. Почтовый адрес проставляется в соответствии с действующими почтовыми правилами: название улицы, номер дома, название населенного пункта, название республики, края, области, почтовый индекс.

Установлены следующие обязательные реквизиты оформления документов: наименование вида документа. Должности в службе документооборота Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту 1. Общие положения 1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена.

На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях численностью от человек , а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет. В крупной организации с большим объемом документооборота могут. На практике в службе ДОУ используются и иные должности руководителей.

Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Приказ о введении электронного документооборота образец Должностная инструкция работника является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность.

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности. Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры.

Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей.

Впервые наименования должностей работников, занятых в к этой категории отнесены должности заведующего службой делопроизводства т. Первая построена на учете объема документооборота, общей. Должностная инструкция главного специалиста по документообороту Отдел планирования и координации НИОКР Отдел инновационных проектов Заместитель генерального директора по коммерции Отдел по внешнеэкономической деятельности Индексы номенклатуры дел используются при формировании дел и позволяют определить место хранения исполненного документа.

Регистрационный номер в СЭД формируется автоматически при помощи специальных настроек нумераторов для различных видов документов. О настройках нумераторов написано ниже. Следующий этап: необходимо рассмотреть и описать особенности бумажного документооборота компании: как осуществляется прием и первичная обработка входящей исходящей и внутренней документации. На данном этапе нужно определить перечень типов документов, которые участвуют в документообороте.

Необходимо было также принять решение о том, какая часть бумажного документооборота будет автоматизирована.

Так, после внедрения СЭД было запланировано прекратить передачу на исполнение бумажных копий документов с резолюциями руководителей после создания карты поручения, поля которой заполняются в соответствии с резолюцией, написанной руководителем на бумажном документе, скан документа передается работником службы ДОУ исполнителю по электронной почте, интегрированной с СЭД.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту Санкина Известно, что организация труда включает решение следующих задач: разработка организационной структуры; разграничение функций между структурными подразделениями и отдельными работниками; нормирование труда работников; регламентация численного и должностного состава работников; повышение квалификации; рациональная организация рабочих мест. В действующих нормативно-методических документах закреплены типовые структуры делопроизводственных служб, определены их функции, разработаны унифицированные требования к таким организационным документам, как положение о службе делопроизводства и должностная инструкция, которые являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации.

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были установлены Единой номенклатурой должностей служащих, разработанной в г. Госкомитетом по труду и социальным вопросам. Должностной и численный состав службы делопроизводства Управление документооборота Банка России Электронный документооборот Для решения вопросов, касающихся документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях, создаются специальные подразделения службы или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности.

Традиционно эти службы назывались делопроизводственными, при этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. Сейчас по-прежнему используются различные организационные формы работы, нередко связанные с субъективными представлениями. Вместе с тем в наименованиях служб все чаще отражаются особенности, обусловленные использованием систем автоматизации документооборота и электронных документов например, управления и отделы информационных ресурсов или документационного обеспечения и т.

Кроме того, в результате применения информационных технологий, в особенности систем автоматизации документооборота в деятельности служб документационного обеспечения управления ДОУ , появляются новые виды работ, меняется их содержательная сторона. В этих условиях комплексная оценка деятельности служб ДОУ заслуживает особого внимания.

Оценка деятельности делопроизводственных служб осуществляется как руководством организации, так и самими службами ДОУ при принятии управленческих решений, касающихся организационной структуры, штатной численности, использования новых технологий и т.

Помимо этого в организациях с развитой территориальной структурой может возникнуть потребность в сравнительной оценке работы служб ДОУ филиалов или подведомственных учреждений. Ослабление внимания к вопросам совершенствования служб ДОУ отрицательно сказывается на функционировании всей организации: при недостаточном развитии делопроизводственной службы часть функций по документационному обеспечению будут вынуждены выполнять работники других подразделений в ущерб своим основным задачам, а нередко и с большими трудозатратами.

Управление документами. Разыскивается специалист! Часть III Обране Организация документооборота на предприятии Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки.

Начало читай тут Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов, обработка и отправка исходящих документов, контроль исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка дел к хранению и использованию.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно: — прямоточность движения документов, которая предполагает прохождение документа через наименьшее количество инстанций и исключение возвратных перемещений документов; — избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями; — обусловленность движения документов деловой необходимостью; — единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов; — однократность выполнения каждой операции.

Различают три основных потока документации: — документы, поступающие из других организаций входящие ; — документы, отправляемые в другие организации исходящие ; — документы, создаваемые в организации и используемые работниками этой организации в управленческом процессе внутренние.

Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота.

Количественному учету подлежат все без исключения документы — поступившие в том числе нерегистрируемые , отправляемые и внутренние.

Первая построена на учете объема документооборота, общей. Должности в службе документооборота. Управление взаимоотношениями с клиентами. Должности в службе документооборота. Национальными Архивами. Как и в случае с примерной должностной инструкцией NARA, от сотрудников.

Организация документооборота и делопроизводства ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях численностью от человек , а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства и секретари всех СП компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений СП. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком уровень не ниже Pre-Intermediate ; знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами мини-АТС - не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности. На время отсутствия ВСпоДО командировка, отпуск, болезнь и пр. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании. Обеспечивает контроль документооборота компании бумажного и электронного , своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.

Для замещения должности главного специалиста требования к стажу государственной гражданской службы государственной службы иных видов или стажу работы по специальности не предъявляются. Главный специалист должен иметь профессиональные знания: Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов, а также служебных документов, регулирующих соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей; основ управления и организации труда; порядка прохождения государственной гражданской службы; норм делового общения; аппаратного и программного обеспечения; возможностей и особенностей применения современных ИКТ в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; порядка работы со служебной и секретной информацией; правил охраны труда и пожарной безопасности.

Работа для менеджера по документообороту Работа для специалиста по документообороту Управление взаимоотношениями с клиентами, контрагентами О партнерстве Распределение должностных обязанностей при автоматизации документооборота От правильного распределения должностных обязанностей при автоматизации делопроизводства и во время активного использования программы пользователями зависит, насколько экономически выгодным будет внедрение системы электронного документооборота в конкретной организации. Эффективность внедрения СЭД и ECM-платформ во многом зависит от того, насколько правильно были распределены должностные обязанности при автоматизации документооборота. При этом следует понимать, что полномочия сотрудников на подготовительном этапе и в начале процесса автоматизации отличаются от их обязанностей при промышленном использовании программы.

Организация службы делопроизводства

Создание того или иного подразделения зависит от различных факторов. Прежде всего, это списочная численность работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Они как раз и предназначены для определения необходимой численности работников того или иного подразделения, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями. Так, например, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3—5 единиц включая начальника или отдел — при штатной численности работников от 6 единиц.

Должности в службе документооборота

Задачи и функции службы делопроизводства Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений. Разработка и проектирование бланков документов. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в ус тановленный срок.

Служба документационного обеспечения управления: критерии оценки деятельности Организация документооборота на предприятии Для организации устанавливаются следующие виды бланков: - общий бланк приложение 3 ; - бланк письма приложение 4 и 5 ; - бланк конкретного вида документа если их изготовляется более в год приложение 6.

Группы должностей госслужбы Отдел делопроизводства Национальными Архивами. Как и в случае с примерной должностной инструкцией NARA, от сотрудников архивных служб и служб по делопроизводству требуется понимание информационных систем, задействованных в работе по управлению документами. Отсюда значимым оказывается взаимодействие с сотрудниками ИТ-отдела и другим техническим персоналом, который занимается поддержкой компьютерных программ, необходимых для создания и хранения документов.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве
Похожие публикации